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El encargo llegó de una editorial que gestionaba sus pedidos de autor con una planilla compartida y un tablero que nadie terminaba de entender. El problema no era la falta de datos, sino la forma en que se presentaban: demasiadas columnas, colores sin jerarquía y una vista única que obligaba a cada persona a buscar lo suyo entre ruido ajeno.

La propuesta fue reorganizar la información en tres niveles: lo urgente, lo pendiente y lo que podía esperar. Trabajamos con el equipo de producción durante dos semanas, mapeando qué decisiones tomaban con cada dato y cuáles consultas repetían a diario. Esas conversaciones definieron la estructura del nuevo panel, no al revés.

La implementación se hizo por etapas. Primero se rediseñó la vista de pedidos activos, con un sistema de etiquetas por estado y un filtro por fecha de entrega. Después se sumó un resumen semanal que agrupa los avances por proyecto, pensado para la reunión de los lunes. Por último, se simplificó el acceso a los archivos adjuntos, que antes requerían tres clics y ahora están a uno.

• Entrevistas con el equipo editorial para identificar los datos realmente usados.
• Prototipo navegable con tres niveles de prioridad visual.
• Prueba piloto con dos proyectos reales durante un mes.
• Ajuste de etiquetas y filtros según el feedback del equipo.

El resultado fue un tablero que se usa sin manual. Las consultas sobre el estado de los pedidos pasaron de ser una conversación diaria a un dato que cada persona puede verificar sola. El equipo dejó de discutir sobre la herramienta y empezó a discutir sobre el trabajo, que era el objetivo desde el principio.